Facturation

Toutes les institutions publiques ou organismes ayant une mission de service public (par ex. les hôpitaux) peuvent utiliser ce canal de communication après avoir reçu la certification nécessaire par le SPF Stratégie et appui (BOSA).

Un patient qui active sa eBox accepte de participer à la dématérialisation des échanges entre le citoyen et l’administration. Ce service est mis en place et proposé par l’état fédéral : SPF Stratégie et appui (BOSA).

En acceptant les conditions générales, il accepte de recevoir les courriers venant de l’administration via un flux électronique. Le Opt In (acceptation) est général pour toutes administrations ou institutions d’intérêt public qui ont été agréées par le SPF BOSA ( https://myebox.be/fr/conditions-d-utilisation ). 

Il recevra donc via ce flux, sans être exhaustif, les courriers de l’administration fiscale, des services des pensions, de la police fédéral (PV pour excès de vitesse), les courriers des communes et des CPAS, mais aussi d’institutions tel que les hôpitaux, les bureaux de huissiers ou les services de soins à domicile. Ces institutions et ces administrations ont du se faire certifier par le SPF BOSA pour utiliser ce service. 

Chaque mois, le SPF envoie la liste des institutions et des administrations qui envoient leur courrier via ce média dans la eBox de chaque citoyen.

Notre institution a été agréée par le SPF Stratégie et appui (BOSA) pour l’utilisation de ce flux. Une information vous été communiquée par eBox au courant du mois de janvier (liste des institutions : https://myebox.be/fr/faq/qui-met-a-disposition-des-documents-dans-my-e-box )

En acceptant les conditions générales, le citoyen accepte de recevoir les courriers venant de l’administration via un flux électronique. Le Opt In (acceptation) est général pour toutes administrations ou institutions d’intérêt public qui ont été agréées par le SPF BOSA ( https://myebox.be/fr/conditions-d-utilisation ). 

Il recevra donc via ce flux, sans être exhaustif, les courriers de l’administration fiscale, des services des pensions, de la police fédéral (PV pour excès de vitesse), les courriers des communes et des CPAS, mais aussi d’institutions tel que les hôpitaux, les bureaux de huissiers ou les services de soins à domicile. Ces institutions et ces administrations ont du se faire certifier par le SPF BOSA pour utiliser ce service. Chaque mois, le SPF envoie la liste des institutions et des administrations qui envoient leur courrier via ce média dans la eBox de chaque citoyen.

L’envoi électronique produira les mêmes effets juridiques que l’envoi sur des supports papier.

Via le portail : https://myebox.be/fr

L'envoi des factures du CHU HELORAt se fait automatiquement après cette activation.

Oui, l’option est activée lors de l’activation de la e-box. Cette option peut être désactivée à tout moment dans les données personnelles de la e-box. Le citoyen s’engage à consulter régulièrement sa e-box.

Nous sommes soumis au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), depuis 2018. Ce règlement nous impose de prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir la sécurité des données à caractère personnel, ce qui implique entre autres que les données transmises électroniquement doivent absolument être cryptées. Pour les données de santé (y compris les factures de soins), la transmission en annexe de mail est tout simplement interdite. Les seuls canaux autorisés sont donc la e-Box ou ses alternatives.

L’app ISTME est un moyen sécurisé de se connecter à des sites internet nécessitant un niveau important de sécurité : banque, ministères, RSW, mutuelles, … et la eBox. L’activation de ITSME n’active pas automatiquement la eBox.

La eBox est une boite aux lettres sécurisée proposée par l’état fédéral (SPF Stratégie et appui - BOSA) pour tous les envois de documents effectués par les institutions publiques ou organismes ayant une mission de service public, comme les hôpitaux.

Dans le cadre de la crise Covid, certaines personnes ont activé leur eBox pour recevoir entre autre le Covid Safe Ticket (vaccination ou test PCR). Indirectement, comme prévu dans les conditions d’utilisation de la eBox, les institutions agréées par le SPF BOSA vont envoyer à partir de l’activation les documents à destination de cette personne (impôts, pension, CPAS, commune, les amendes de la police fédérale,… et les institutions hospitalières) via ce flux. L’accord (opt-in) est global.

Le service est mis gratuitement à disposition des administrations et des institutions. Il est totalement sécurisé et il est pérenne dans le temps. C’est aussi un standard pour les relations entre les citoyens et les institutions publiques.

Il permet, avec le numéro NISS que nous utilisons comme identifiant du patient pour nos envois aux mutuelles, de ne plus avoir de risque de perte de courrier suite à une adresse erronée, de ne plus dépendre des services de la poste dont les frais d’affranchissement sont de plus en plus coûteux pour un dépôt dans les boîtes aux lettres effectués deux fois par semaine. Cet envoi électronique permet donc de gagner du temps de +/- 5 jours sur l’envoi papier et de la fiabilité dans nos envois. 

De plus, mis à disposition de tous les belges, il y a donc 11.400.000 personnes potentielles à pouvoir recevoir leur courrier via ce flux. Actuellement, plus de 25% de la population a activé sa e-box (plus de 3.000.000 citoyens).

En principe, en rentrant dans cette logique de dématérialisation de ses échanges avec les services publics, le patient devrait être équipé de matériel informatique et avoir la possibilité de s’en servir. Il peut donc, s’il veut une version papier, imprimer lui-même le document autant de fois que cela est nécessaire. Le processus mis en place avec nos partenaires d'impression et d'envoi des factures ne nous permet pas de continuer à envoyer une facture «papier» après être passé à l’envoi électronique. Il y a une certaine logique à cette pratique. Car, en plus de l’aspect économique, ces envois permettent aussi de limiter un peu notre impact écologique.

Néanmoins, à titre exceptionnel et dans un nombre de cas limité, nous pouvons produire un duplicata «papier» (l’original a été envoyé dans la e-box) et l’envoyer au patient. Cependant, cela va à l’encontre du concept mis en place par le SPF Stratégie et appui (BOSA) et des conditions générales d’utilisation qui ont été acceptées par le patient.

Plus d'information au sujet de la eBox  auprès du SPF Stratégie et Appui (BOSA):

• Site internet eBox (myebox.be)
• Possibilité de contact :
  • Via le formulaire de contact (vous devez vous connecter via eID, token ou itsme)
  • Par téléphone entre 8h30 et 17h les jours ouvrables via 02 740 74 74 (sélectionnez l'option 5 dans le menu)

Les factures sont disponibles pendant 3 ans.

Actuellement, les factures du CHU HELORA sont envoyées uniquement sur la ebox citoyenne. Pour rappel, la ebox est une boite aux lettres officielle qui est opérationnelle dès que le citoyen l'active. De ce fait, il accepte de recevoir tous les courriers (accord global) envoyés par une institution publique (ce qui comprend les hôpitaux) via ce flux. Ce courrier la même valeur légale qu’un courrier postal.  

Néanmoins, chaque utilisateur a la possibilité (ou non) de lier sa ebox avec son compte doocle. En plus du mail d’alerte de la ebox (si cette option n’a pas été désactivée volontairement), il reçoit un message de doocle signalant l’arrivée d’un document dans la ebox. C’est aussi le cas avec d’autres interfaces : bpost bank, KBC, Trust et Mijn Bugerprofiel pour la région flamande.

En désactivant sa eBox.

Pour la procédure à appliquer, plus de détails : Comment puis-je désactiver mon eBox ? | eBox (myebox.be)

Si vous éprouvez des difficultés à payer votre facture dans les délais requis, vous pouvez nous adresser une demande dûment étayée de sollicitation d’un échelonnement de votre paiement. Cette demande doit impérativement être écrite.

Nous examinerons celle-ci et nous reviendrons rapidement afin de vous faire part de notre décision en la matière.

Si les de paiement reprennent la communication structurée figurant sur votre facture et que vous souhaitez recevoir le remboursement sur le numéro de compte par lequel ces paiements ne sont parvenus, vous ne devez pas nous contacter. Vous recevrez le remboursement du trop-perçu dans les jours qui suivent.

Si votre paiement indu ne reprenait pas cette communication, vous devez nous contacter par écrit avec une copie de la preuve de ce paiement et votre demande de remboursement sur le numéro de compte désiré.

Si vous avez bien été débité de votre compte, que le numéro de compte bénéficiaire renseigné est celui indiqué sur votre facture et que la communication structurée et reprise sur votre virement, il est inutile de nous appeler et/ou de nous envoyer un mail, ce paiement a bien été reçu.

Vous devez toutefois compter un délai de de trois jours ouvrables avant que celui-ci ne puisse être affecté dans notre comptabilité. Ce délai peut expliquer la réception d'un rappel.

Vous devez d'abord prendre contact avec la société de recouvrement qui vous a adressé cette mise en demeure.

Si nécessaire, ceci nous contacterons, nous effectuerons l'analyse nécessaire et leur communiquerons notre décision.
Nous vous rappelons qu'il est de votre responsabilité de nous communiquer votre adresse légale (celle qui est liée à votre carte d'identité et à votre registre national).

Tout changement d’adresse doit être officiel et donc acté sur votre carte d’identité (mise à jour à la commune).

Vous devez alors passer en nos guichets afin que nous puissions lire votre carte d’identité et mettre à jour nos bases de données.

Oui. Faites-nous la demande (de préférence par écrit), celui-ci vous sera envoyé par courrier exclusivement à l’adresse légale du bénéficiaire des soins. Des frais administratifs pourront vous être demandé.

Il peut s'agir du médecin qui a réalisé l'acte technique tarifié (biologie clinique, imagerie médicale,…).

Il se peut aussi que, conformément à la législation en vigueur, il s'agisse du nom du médecin maître de stage de l'assistant qui vous aura examiné.

Sur votre facture peut également figurer le nom du médecin prescripteur de l'acte pratiqué.

Il peut s'agir d'une assurance avec laquelle l'hôpital n'a pas conclu de convention de collaboration. Dans ce cas, il vous incombe de régler la facture et de vous faire rembourser par cet organisme.

Il se peut aussi que nous ne disposions pas au moment de votre venue et, au plus tard lors de l'établissement de la facture, de l'accord de prise en charge par votre assurance.

Dans ce cas, il vous incombe de payer cette facture et de vous faire rembourser par votre assurance.

Certaines analyses de laboratoire ne sont pas remboursées par l'assurance maladie invalidité.

Il se peut aussi que le nombre d'analyses spécifiques remboursés par l'INAMI sur un délai donné ait été dépassé.

Dans ces cas de figure, l'analyse est entièrement à la charge du patient.

Il s’agit probablement d’une facture pour l’analyse d’une prise de sang que votre médecin aura transmise à l’un de nos laboratoires.

Dans le cadre d’un accident scolaire (ou sportif), la facture est adressée aux parents, à charge pour eux de se retourner contre l’assurance de l’école (ou du club sportif) de l’enfant afin d’en obtenir le remboursement.